administrasi umum adalah suatu sistem yang melakukan tata kerja, tata laksana, serta invertarisasi secara keseluruhan terkait sebuah aktivitas perusahaan ataupun instansi tertentu. Administrasi umum sangat dibutuhkan untuk memperlancar semua tujuan yang telah ditetapkan pihak perusahaan.
Bila tidak ada administrasi umum, akan ada kekacauan dalam tata laksana program karena tidak adanya pendokumentasian, pengarahan, dan pengendalian program tersebut. Di sebuah perusahaan menengah, administrasi umum ini mencakup:
- aktivitas keluar masuk barang,
- sistem pengontrolan kualitas barang masuk dan keluar,
- aktivitas proses di internal perusahaan,
- aktivitas kepegawaian,
- aktivitas keuangan,
- aktivitas quality control,
- aktivitas product planning control,
- aktivitas penyimpanan,
- aktivitas hubungan masyarakat,
- aktivitas perawatan, dan
- struktur organisasi.
Aktivitas Keluar Masuk Barang
Ini adalah sebuah aktivitas pelayanan dan pengontrolan jika ada barang yang masuk dan keluar. Barang masuk harus dicocokkan antara jumlah, nama atau spesifikasi barang, dan surat jalan dengan barang. Secara bersamaan, sebaiknya aktivitas pengontrolan yang menjadi tugas quality incoming juga berjalan.
Hal tersebut dilakukan jika terjadi ketidaksesuaian dapat segera diambil tindakan. Jika semua dinyatakan OK, proses validasi di surat jalan dengan membubuhkan tanda tangan dilakukan dan pihak ekspedisi serta pihak perusaan sama-sama mendapatkan copynya.
Aktivitas Keluar Barang
Barang keluar harus berdasarkan surat jalan yang dibuat perusahaan. Pastikan jumlah barang, spesifikasi barang sesuai dengan surat jalan tersebut. Jangan lupa pastikan bahwa semua kemasan dalam kondisi baik.
Untuk validasi, jika semua tidak ada penyimpangan, bubuhkan tanda tangan di surat jalan tersebut dan cocokkan nama pengirim (ekspedisi), nomor angkutan, dan nama sopir harus tercantum dengan jelas. Untuk memastikan kualitas, nomor LOT mesti diinventarisasi. Terakhir, jangan lupa semua yang terlibat mendapatkan copynya.
Pengontrolan Barang Masuk
Pengontrolan barang masuk bertujuan untuk memastikan secara benar bahwa dari sisi standar kualitas produk, spesifikasi produk, dan jumlah produk sesuai dengan standar yang ada.
Aktivitas internal perusahaan adalah aturan main yang menjadi kesepakatan antarbagian dalam organisasi perusahaan itu. Ini akan lebih baik dibuat bagan interaksi antarbagian sehingga dapat menjadi panduan umum dalam melakukan aktivitas dan tidak ada saling lempar tanggung jawab.
Aktivitas Kepegawaian
Ini adalah kegiatan yang melakukan pencatatan, penghitungan dan kalkulasi pegawai, mulai presensi, kontrak kerja, presmi, perizinan keryawan, kesejahteraan karyawan, data karyawan gaji karyawan, dan tunjangan karyawan serta keluarga.
Aktivitas Keuangan
Bagian ini melakukan aktivitas, mulai pembiayaan operasional perusahaan, pembelanjaan, pembayaran gaji, pembayaran supplier, penagihan ke pelanggan, dan pajak.
Quality Control
Bidang ini sebaiknya dibagi menjadi beberapa bagian, yaitu quality control incoming untuk barang masuk. Quality control ini bertujuan untuk memastikan bahwa barang yang masuk sesuai standar. Qulity control out going yang mengontrol dan memastikan bahwa barang yang dikirim sesuai kualitas standar dan sesuai surat jalan yang diminta.
Produk Planing Control
Bagian ini bekerja untuk mengatur sebuah aktivitas proses berdasarkan permintaan pelanggan lewat marketing. Pengaturan ini, meliputi spesifikasi, jumlah barang yang akan diproses, keterlibatan tenaga kerja, mesin mana yang akan dipakai untuk sebuah proses produksi.
Aktivitas Penyimpanan
Bagian ini juga memegang peran penting, asas FIFO (First In First Out) mesti dijalankan serta pengecekan berkala terhadap kualitas barang yang disimpan terjamin. Penyimpanan juga mesti mendata jumlah, spesifikasi, dan letak barang yang disimpan. aktivitas penyimpanan ini juga membuat planning dalam menentukan jumlah proses produksi yang akan dilakukan.
Humas
Humas mempunyai tugas untuk sosialisasi dengan masyarakat dan pemerintah agar terjamin komunikasi yang baik dan seimbang.
Aktivitas Perawatan
Bidang ini adalah tugas bagian teknik maintenance untuk memastikan semua fasilitas dan mesin bisa dipakai proses produksi. Maintenance sebaiknya mempunyai scheduling yang pasti dan secara konsisten dijalankan dengan baik dan benar.
Struktur organisasi ini akan menjadi ajuan dalam melakukan interaksi antarbagian. Dalam struktur organisasi, kita bisa melihat hubungan koordinasi dan hubungan komando dalam sebuah perusahaan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar